Przygotowując się do prowadzenia efektywnych zebrań, warto pamiętać, że spotkania są jedną z form komunikacji w firmie i zawsze powinien to być proces dwukierunkowy. Zebrania mogą być błogosławieństwem, ale często bywają przekleństwem: przeznaczamy na nie mnóstwo czasu, a często nie osiągamy żadnych korzyści. Potrzebujemy zatem zebrań efektywnych, prowadzonych profesjonalnie. Być może niezbyt częstych i długich, ale kończących się konkretnymi korzyściami.
Prowadzenie efektywnych spotkań
Szkolenia efektywne zebrania
Prowadzenie efektywnych spotkań
Dla osoby prowadzącej, efektywne spotkanie zaczyna się na długo przed nim. Dobre przygotowanie i zaplanowanie zebrania znacząco wypływa na jego efektywność. Na jakie pytania powinien odpowiedzieć sobie prowadzący chcąc zwiększyć efektywność spotkania?
- Czy zebranie jest w ogóle potrzebne?
- Co jest celem zebrania? Po co się spotykamy?
- Jaki to będzie rodzaj spotkania (np. informacyjne, kreatywne, problemowe itp.)?
- Kogo na nie zaprosić?
- W jakim terminie i ile czasu na nie przeznaczyć?
- Gdzie odbędzie się zebranie?
- W jaki sposób przygotować uczestników jeszcze przed zebraniem?
- Co będzie omawiane i w jakiej kolejności?
Uczestnicy szkolenia „Efektywne spotkania” nauczą się kierować kilkoma zasadami:
- Wyraźnie określić strukturę zebrania (np. wprowadzenie, prezentacja, dyskusja, wnioski) i pilnować jej realizacji
- Mówić w sposób interesujący, zrozumiały i wiarygodny
- Zwracać uwagę na zaangażowanie uczestników: aktywizować lub stabilizować energię w grupie
- Kontrolować czas wypowiedzi (trzymać się tematu) oraz czas trwanie zebrania (zaczynać i kończyć punktualnie)
- Dzielić się zadaniami i odpowiedzialnością z uczestnikami zebrania
