Metoda: Getting Things Done

Getting Things Done

Getting Things Done

W związku z tym, że moja praca polega przede wszystkim na prowadzeniu szkoleń, z wielką ochotą „łapię okazję”, kiedy mogę zasiąść po drugiej stronie i, zamiast mówić, posłuchać tego, co mają do powiedzenia inni. Ostatnio z ciekawością słuchałam Czarka Hensela, programisty zainteresowanego optymalizacją pracy, który mówił o swoich doświadczeniach związanych z wdrożeniem metody Davida Allena – sztuki bezstresowej efektywności działań.

David Allen nie odkrywa Ameryki, ale w sposób praktyczny zbiera wszystkie sprawdzone ”lifehacki” związane z zarządzaniem aktywnością w czasie i tworzy z tego spójny system. No, może jest jedna różnica, na która zwróciłam uwagę – metoda ta kładzie duży nacisk na działanie. W dotychczasowych technikach, które znałam, mających na celu optymalizację wykonywania zadań, rekomendacje były odwrotne: nie działaj, najpierw przeanalizuj, ustal priorytet, a potem podejmij decyzję, czy to zrobisz. David mówi inaczej: działaj, rób to, co masz do zrobienia, wykorzystuj każdy moment na realizację zadań, a dopiero potem weryfikuj i analizuj, by dokonać ewentualnych zmian w swoim działaniu.

Ale po kolei.

System, który opracował David Allen składa się z 5 kroków:
1. GROMADZENIE.

Polega na umieszczaniu w jednym miejscu wszystkich rzeczy, które wymagają naszej uwagi. Na tym etapie to nie są jeszcze zadania, lecz wszystko to, co powinno wyglądać inaczej, z czego jesteśmy niezadowoleni. To zapełnianie szuflady, do której wrzucamy karteczki z hasłami: język angielski, brudny samochód, komputer, który się zawiesza, niesatysfakcjonująca praca, konflikt ze współpracownikiem itp. Szuflada to symboliczne miejsce gromadzenia danych – może być nim notatnik, tablica, aplikacja w telefonie, program w komputerze. Ważne jest tylko to, by te informacje nie były rozproszone, a znajdowały się w jednym miejscu.

2 ANALIZOWANIE.

Dopiero na tym etapie decydujemy, czy dana rzecz wymaga od nas jakiegoś działania. David Allen proponuje, żeby w tym kroku zastosować następujące kategorie, którą pomogą nam w analizie:

ZADANIE DO ZROBIENIA.

– Kiedyś/może – lista spraw, którymi możemy się zająć w bliżej nieokreślonej przyszłości.

– Archiwum – tutaj lądują sprawy nie wymagające działania, ale zawierające na przykład przydatne informacje, które mogą być potrzebne w przyszłości.

– Kosz – rzeczy, które sobie po prostu „odpuszczamy”.

W przypadku grupy pierwszej, czyli zadań, które zapisujemy na liście: DO ZROBIENIA, autor metody sugeruje, żeby nie zapisywać tych zadań, których realizacja zajmuje mniej niż 2 minuty. Należy je po prostu zrobić natychmiast, bo sam proces zapisywania potrwa więcej niż działanie.

3. PORZĄDKOWANIE.

To tworzenie z listy ZADAŃ DO ZROBIENIA podgrup, które ułatwią zarządzanie nimi. Te podgrupy mogą być bardzo indywidualne i uzależnione od charakteru naszej pracy. Na przykład, jeśli zawodowo dużo czasu spędzamy w samochodzie, możemy pogrupować sobie wszystkie zadania, które są możliwe do realizacji podczas podróży (rozmowy telefoniczne, nauka języka z wykorzystaniem audiobooka itp). Jeżeli poruszamy się podczas pracy po różnych lokalizacjach, możemy pogrupować nasze zadania właśnie w ten sposób: wszystkie te, które możemy wykonać w biurze w Katowicach, w Krakowie itp. Te konteksty zadań mogą być oczywiście inne: PROJEKT ŚLUB (a więc wszystkie zadania związane z przygotowaniem do ślubu), NAJBLIŻSZE, czyli takie, które koniecznie muszę zrobić w tym tygodniu.

4. PRZEGLĄDANIE.

To ważny element całego systemu, który zapewnia mu aktualność. David Allen zaleca, żeby robić przegląd tygodniowy, by zapewnić aktualność danych i miesięczny bądź kwartalny, aby spojrzeć na zadania, które wykonujemy z dystansu i ocenić, czy zmierzamy w takim kierunku, na jakim nam zależy. Jeśli zamierzamy na przykład zmienić pracę, to z perspektywy kilku miesięcy możemy ocenić, czy aktywności, w które się angażujemy rzeczywiście „pchają nas” w tym kierunku.

Na tym etapie oczywiście dopisujemy również aktualne zadania, które wynikają z ciągłego procesu gromadzenia danych.

5. REALIZACJA.

To już wisienka na torcie. Jeśli sprawnie wykonujemy  poprzednie kroki, realizacja jest naturalną konsekwencją wcześniejszych działań. Mając na uwadze priorytety, terminy, kontekst zadania a także możliwości czasowe i energetyczne, decydujemy się na zrobienie konkretnego zadania z listy. Przedłuża się okres oczekiwania na lekarza? Wracamy do listy zadań i wybieramy zadanie polegające na wykonaniu kilku telefonów. Stoimy w korku? Aktualizujemy listę zadań lub nagrywamy na dyktafon artykuł, który mamy napisać. Wiedząc, co, jak oraz w jakim kontekście mamy zrobić, po prostu wykorzystujemy zasoby do działania.

Moja refleksja po przedstawieniu tej metody była następująca: jak zawsze, kiedy mówimy o metodach optymalizacji działań, wszystko jest w naszych rękach. Efekt zależy tylko i wyłącznie od podjęcia decyzji, że będziemy daną metodę stosowali i od późniejszej samodyscypliny. Na pewno spróbuję, bo wśród zadań z życia pozazawodowego mam sporo takich, które spędzają mi sen z powiek i są odkładane na wieczne nigdy. Wciągnę je do systemu GEETTING THINGS DONE i przepuszczę przez 5 kroków tej metody. Nawet już wybrałam sobie miejsce, w którym będę gromadzić dane:) Trzymajcie kciuki.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Odwiedź naszą stronę na Linkedin!

Powiązane posty