Co zrobić, żeby meeting miał sens?

Meetingi, czyli spotkania w firmie stały się zmorą pracowników korporacji. Z założenia mające usprawniać pracę, pozwolić na swobodną wymianę informacji w zespole i zwiększyć efektywność pracowników, w praktyce okazują się stratą czasu. Z ankiety przeprowadzonej przez magazyn biznesowy Industry Week wśród 2000 managerów, okazuje się, że co najmniej 30% czasu spędzonego na spotkaniach uznali oni za bezsensowny. Magazyn 3M uzyskał zbliżone efekty przeprowadzając wśród kierowników podobną ankietę, z której wynikało, że oceniają oni od 25 do nawet 50% czasu spotkań za zmarnowany.

Dlaczego tak się dzieje?

Powodów jest kilka.

Elon Musk, założyciel i dyrektor wykonawczy SpaceX podczas jednego z firmowych spotkań zadał pracownikowi, który nie udzielał się w dyskusji, bezpośrednie pytanie: “Po co tu jesteś?”. Ta anegdota pozwala dostrzec jeden z głównych problemów meetingów: uczestniczą w nich pracownicy, których nie dotyczą wszystkie tematy poruszane na danym spotkania. Często przychodzą na nie z konkretnym pytaniem, na które mogliby uzyskać odpowiedź znacznie szybciej np. drogą mailową.

Na inny problem spotkań firmowych zwraca uwagę Jeff Bezos, założyciel i dyrektor wykonawczy Amazona. Wyznaje on “zasadę dwóch pizz”: na meetingu powinno być tylko tyle osób, dla ilu wystarczyłyby dwie pizze. Oznacza to tyle, że spotkanie jest efektywne wtedy, gdy każdy uczestnik ma szansę, aby się wypowiedzieć. Zbyt duża liczba pracowników na spotkaniu to w efekcie natłok informacji i brak czasu na rozwinięcie najważniejszych kwestii.

Istnieje jeszcze jeden sposób na poprawę efektywności spotkań firmowych, o którym mówi Bezos. W 2002 r. zdradził on na łamach magazynu Fortune, że spotkania kierownictwa wyższego szczebla rozpoczynają się zawsze od zapoznania z konspektem meetingu  i robienia szybkich notatek, a dopiero po tym następuje przejście dyskusji. W ten sposób, każdy uczestnik wie, czego konkretnie będzie dotyczyć spotkanie, co pozwala oszczędzić prowadzącemu czas na zdobycie uwagi i wyjaśnianie kolejnych kwestii.

Mark Zuckerberg, założyciel portalu Facebook, podobnie jak Bezos, woli od razu przechodzić do meritum. Jak pisze Sheryl Sandberg, szef operacyjna Facebook Inc., na początku każdego spotkania w siedzibie Facebooka pada pytanie: „Jesteśmy w tym pokoju, żeby odbyć dyskusję, czy podjąć decyzję?” Dzięki temu już w pierwszych minutach meetingu każdy uczestnik wie jaki jest jego cel.

Światowi liderzy zauważają problem bezowocnych spotkań firmowych i z ich działań w kierunku poprawy efektywności meetingów wysuwa się jeden wniosek: liczy się jakość, a nie ilość. Regularne, ale zbyt długie i źle rozplanowane spotkania powinny przejść do lamusa. Nadchodzi era meetingów w małych grupach, mających z góry określony cel i zagadnienia. I takich spotkań życzymy Ci w Twojej firmie.